Ablagestruktur abstimmen
Wir vereinbaren Benennung und Ordneraufbau für die bereitgestellten Belege. Die Struktur richtet sich nach Ihren Vorgängen und internen Zuständigkeiten.
Ablage und Übergabe betrieblicher Belege
Ein fester Platz für jeden Beleg.
Versanddokumente unterstützt Unternehmen bei der Ablage vorhandener Geschäftsbelege aus Versandabläufen. Wir entwickeln eine verständliche Ordnung, erfassen den Bestand und bereiten vereinbarte Unterlagensammlungen für die weitere interne Bearbeitung vor.
- Ablagestruktur abstimmen
- Bestand erfassen
- Sammlungen übergeben
Darauf kommt es an
Die Ablage soll zu Ihrem Arbeitsablauf passen, damit das Team Belege eindeutig zuordnen und wiederfinden kann.
Arbeitsweise
So arbeiten wir zusammen
Bedarf aufnehmen
Sie beschreiben, welche Belege vorliegen und wer später damit arbeitet. Wir klären Umfang, Zugriff und gewünschte Form der Übergabe.
Ordnung anwenden
Wir ordnen die vereinbarten Dateien zu, führen ein Belegverzeichnis und fragen unklare Angaben bei der zuständigen Person nach.
Pflege vereinbaren
Die Unterlagen und offenen Punkte werden übergeben. Gemeinsam halten wir fest, wer neue Belege künftig in die vereinbarte Struktur einordnet.
Beispiel für die Zusammenarbeit
Beispiel: eine gewachsene Belegablage neu ordnen
Ein Betrieb könnte seine Versandbelege aus mehreren Ordnern zusammenführen lassen. Gemeinsam werden Benennung und Zuordnung festgelegt. Ein Verzeichnis verbindet Vorgänge und Dateien; unklare Punkte gehen zur Entscheidung an das verantwortliche Team, bevor die Sammlung übergeben wird.
Leistungen
Wobei wir Sie unterstützen
Bestand erfassen
Vorhandene Dateien werden nach der abgestimmten Ordnung erfasst. Unklare Zuordnungen und erkennbare doppelte Fassungen geben wir Ihrem Team zur Klärung weiter.
Sammlungen übergeben
Für festgelegte Zeiträume oder Vorgänge stellen wir freigegebene Belege zusammen. Ein Verzeichnis dokumentiert die Sammlung und die verbleibenden offenen Punkte.
Kontakt
Sprechen wir über Ihr Projekt.
Welche Belege möchten Sie besser organisieren? Nennen Sie uns die vorhandenen Formate und den gewünschten Übergabeumfang.
Positive Group Deutschland GmbH
Freiburg im Breisgau · Deutschland